不在訪問でも申請すべき理由を解説

立替経費の申請に遠慮していませんか？

営業や現場職の方から、次のような相談を受けることがあります。

「お客様のところへ訪問したけれど不在で、商談になりませんでした…。
こんな場合、交通費を申請しても良いのでしょうか？」

新人の方ほど、こうした悩みを抱きがちです。
「結果が出ていないのにお金を請求するのは申し訳ない」
「会社のお金を使ってしまっていいのかな」
こうした心理が働くのは、とても真面目で責任感が強い証拠です。

しかし結論を先に伝えると、
「立替経費は、結果に関わらず申請して問題ありません」

そして、
「不在訪問でも交通費は経費として正当に扱われるべき」です。

この記事では、立替経費の本来の意味から、会社側の仕組み、労務管理の経験談まで交えて、罪悪感を取り除くための「根本的な理解」を提供します。

そもそも「立替経費」とは何なのか

まず押さえておきたいのは、立替経費の本質です。

立替経費とは、
社員が一時的に「会社の代わりに支払っている」費用のことです。

つまり、社員のお財布から出しているように見えて、実際は「会社のお金を会社の代わりに先に払っている」状態です。
いわば短期間だけ会社にお金を貸しているのと同じです。

「申し訳ない」
「結果が出ていないのに…」
と気にする必要はありません。

そもそも業務のために必要な行動として発生した費用である以上、費用を負担すべきは会社であり、社員個人ではありません。

不在訪問でも立替経費が申請できる理由

営業職から最も多い質問がこれです。

理由①：訪問そのものが業務だから

結果が出なかったとしても、会社から指示された業務を行った事実は変わりません。

成果が出た日だけ経費が認められるのだとしたら、営業活動は成り立ちません。

会社の経費精算ルールは「行動」に対して基づいています。
「成果」に対してではありません。

理由②：成果が出るかは事前にわからない

訪問しないと成果につながるかどうかは判断できません。
これは営業の性質上、仕方のないことです。

不在訪問が想定外のケースだったとしても、その行動自体が「仕事」である以上、費用は正当な経費です。

理由③：会社も織り込み済みで予算を組んでいる

これを知らない人は多いですが、営業活動には「無駄になる訪問」を含めた前提で予算が組まれています。

私が人事・労務で経費管理に関わっていたときも、交通費や訪問件数は平均化した数字で予算を組むため、一部の訪問が無駄になったからといって会社が困ることはありません。

むしろ、社員が自己負担してしまうほうが、本来の制度として問題です。

「経費を申請しにくい」と感じる理由とその誤解

新人ほど経費申請にストレスを感じますが、その多くは誤解です。

誤解①：会社のお金を使う＝迷惑をかける

➡ 実際は、会社が負担して当たり前の費用です。

誤解②：結果が出なかった日の経費は気まずい

➡ 営業は結果より「行動量」で評価されます。
　結果だけに経費を支払うのでは制度として成立しません。

誤解③：経費は節約したほうが評価される

➡ 経費節約と成果は別軸です。
　必要な経費を使わずに成果が落ちるほうが問題です。

本来会社が負担すべき費用を個人が支払ってしまうことは会社としても避けたい状況です。

経費は「社員の善意」ではなく「制度」で処理される

あなたが経費を申請するかどうかは、上司や経理担当者の気持ちとは関係ありません。
すべては ルールや制度に基づいて処理されます。

私が労務を担当していた頃、経費精算はすべて規定に沿って淡々と処理されていました。

誰かを特別扱いすることはありませんし、「成果が出てないからダメ」という判断もありません。

むしろ、申請漏れのほうが問題視されることが多かったです。

領収書が発生しない交通費はどう扱えば良いのか？

立替経費の相談で特に多いのが、
「電車やバスに乗っただけで領収書が出ない場合の申請はどうすれば良いのか」という問題です。

私の周囲でも新人の営業職からよく聞かれる悩みでした。

確かに、飲食代や備品購入と違い、公共交通機関は基本的に領収書が出ません。
ICカードでピッと乗るだけなので、「証拠がないものを本当に経費として申請してよいのか？」と不安を感じる人は多いはずです。

しかしここで理解しておくべきなのは、「領収書の有無＝経費の可否」ではないということです。

多くの企業では以下のような方法で「領収書が出ない経費」を処理する仕組みが整っています。

私も新人時代に上司から
「電車賃はそもそも領収書が出ないから、経路と目的を書いて申請すれば良い」
と言われたことがあります。そのとき「そんな簡単でいいのか…？」と驚いた記憶があります。

ここで大切なのは、交通費に領収書が出ないのは当たり前であり、そのための申請方法が必ず整備されているという事実です。

もし新人の方で不安な場合は、
「この区間の交通費は申請して大丈夫ですか？」と一度確認すれば一瞬で解決します。
経験上、“NGだった”というケースはほぼ見たことがありませんが。

立替経費で本当に注意すべきポイント

罪悪感ではなく、気にすべきは次の点です。

会社の経費規定に沿っているか

交通費の上限や利用可能な手段など、細かいルールがあります。

領収書や証跡を正しく残しているか

これは後々の確認用として重要です。

個人的な要素と業務を混ぜないこと

プライベートの買い物や寄り道は当然NGです。

この3つさえ押さえていれば、堂々と申請して問題ありません。

まとめ

立替経費は、会社のために仕事をしてくれた社員に対して「本来会社が支払うべき費用を返す仕組み」です。

訪問が不在だったとしても、
成果がゼロだったとしても、
営業として行動した事実があるなら、交通費は正当な経費です。

罪悪感ではなく、「業務のために会社のお金を一時的に立て替えていた」という正しい理解をもって申請すべきです。

この記事が、経費精算のストレスを少しでも軽くし、あなたの働きやすさにつながれば嬉しいです。