会議を短縮するコツ

― 発言・進行・議事録の工夫 ―

よくある会議の悩みあるある

• 「結論が出ないまま時間だけが過ぎていく…」

• 「一部の人だけが発言して、議論が広がらない」

• 「考えた気になるだけで、タスクが明確化しない」

多くの職場で「会議は時間の浪費」と感じる人が少なくありません。
特にオンラインや多拠点での業務が増えた今、会議の質とスピードは組織の成果に直結します。

解決しないと生まれる悪循環

• 会議が長引くことで業務時間が削られる
  　→ 本来の作業時間が圧迫され、残業や業務遅延につながる。

• 結論が曖昧なまま終了する
  　→ 参加者の解釈がバラバラになり、二度手間・三度手間が発生。

• 発言が偏るとメンバーの主体性が失われる
  　→ 一部の声の大きい人だけの場となり、アイデアや意見が出にくくなる。

• 議事録が有効に使われない
  　→ 「記録しただけ」で次回につながらず、同じ議論を繰り返してしまう。

ワンポイントアクション

会議前に報告するネタをもつ

会議を聞くだけならば参加する意味がありません。
どんな些細なことでも、共有できるネタを１つ以上もって臨むことで主体的に参加できます。
上手くいっていること、直近で受けた問い合わせの内容、チームの人間関係など、
あなただから話せる話題が必ずあります。

会議の冒頭で「目的」を宣言する

「今日の会議は○○を決めることが目的です」と冒頭で共有するだけで、
話題の脱線を防ぎ、結論に向けた発言が増えます。
また、自分が発言するフェーズであれば「今回の会議で〇〇について決めたいです」というように
宣言すると、上長も聞く体制が整いやすいです。

タスクと期限を明確に決める

• 直近でやるべきタスクを誰が、どの部分を、いつまでにするのかを明言する。

• おおまかに小タスク、大タスク、全体の流れを確認する
  これだけでも今後の流れが整理され、無駄な確認や依頼を防げる。

議事録は「ToDoリスト」に絞る

詳細な会話ログは不要です。
次の行動に直結する ToDoリスト形式 にすれば、読み返す時間も短縮され、
次回の会議での確認もスムーズになる。

まとめ

会議を短縮するコツは、「準備・目的・行動」にフォーカスすることです。

• 会議前にネタを用意しておくことで、主体的に参加できる

• 会議の冒頭で目的を宣言することで、脱線を防ぎ結論が出やすくなる

• タスクと期限を明確にし、議事録をToDoに絞ることで、次の行動に直結する

これらを意識するだけで、会議はただ時間を消費する場から、成果を生み出す場へと変わります。

まずは、次回の会議から「冒頭に目的を宣言する」ところから実践してみましょう。